Déclaration de confidentialité
Climagroup SRL, dont le siège social est sis à 3500 Hasselt, Slachthuiskaai 24, inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0748.447.743, RPM Anvers division Hasselt, (ci-après ‘nous’ ou ‘Climagroup’) accorde une extrême importance à la protection de la vie privée. C’est pourquoi nous prenons toutes les mesures appropriées pour protéger votre vie privée conformément aux lois et réglementations applicables, comme le Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (le « RGPD »).
Nous voulons, par le biais de la présente déclaration de confidentialité, vous expliquer, de la façon la plus claire et transparente possible, quelles données à caractère personnel nous pouvons collecter à votre sujet, pour quelles finalités nous les collectons, comment nous voulons les utiliser et comment nous comptons gérer cela. Nous voulons en outre vous informer de vos droits en matière de vie privée et des modalités dont vous disposez pour les exercer. La présente déclaration de confidentialité ne s'applique pas à notre relation avec nos employés. A cet effet, il existe une déclaration de confidentialité distincte.
Dans le cadre de la présente déclaration de confidentialité, nous entendons par « données à caractère personnel » toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (ci-après dénommée « personne concernée »). Est réputée être « une personne physique identifiable » une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale. Il s’agit, en d’autres mots, de toute information sur base de laquelle une personne peut être identifiée, comme par ex. votre nom, date de naissance, adresse, numéro de téléphone ou adresse mail, ainsi que votre adresse IP.
Les données anonymes et les données sur les personnes décédées ou les personnes morales ne sont pas des données à caractère personnel au sens du RGPD. On ne parle de données anonymes que lorsque l’utilisateur ne peut en aucune façon établir un lien avec la personne concernée.
Le concept de « traitement » est très large et concerne entre autres la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la conservation, l’actualisation, la modification, la demande, la consultation, l’utilisation, la diffusion, la combinaison, l’archivage et la suppression de données.
Dans quelles situations collectons-nous des données à caractère personnel ? Quelles données sont collectées et sur quelle base légale ?
- Nous traitons vos données à caractère personnel lorsque vous :
- consultez notre site web
- commandez un de nos produits
- passez ou souhaitez passer un contrat avec nous
- contactez notre service clientèle
- postulez pour un poste vacant
- nous contactez d’une autre façon
- vous inscrivez à une newsletter
- ou lorsque vous nous communiquez d’une autre manière des données à caractère personnel à votre sujet (par ex. lors de l’utilisation de notre site web lorsque vous demandez une offre en ligne ou remplissez un autre formulaire en ligne).
Nous traitons les données à caractère personnel suivantes dans les situations suivantes :
| Dans quelles situations traitons-nous des données à caractère personnel ? | Quelles données à caractère personnel ? |
| Données à caractère personnel que vous nous communiquez vous-même | |
Prestation de nos services, y compris mais sans s'y limiter :
La communication de données à caractère personnel est requise pour l’exécution du contrat. En l’absence de communication de ces données, le contrat ne pourra être exécuté. |
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Concours et offres promotionnelles
La communication de données à caractère personnel n’est pas obligatoire. En l’absence de communication de ces données, il est impossible de bénéficier des offres promotionnelles ou de participer aux concours.
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| Surveillance vidéo |
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Consultation de nos sites web
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Demande d’emploi
La communication de données à caractère personnel est requise pour l’évaluation de votre demande d’emploi. En l’absence de communication de ces données, votre demande d’emploi ne pourra pas être évalué.
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| Données à caractère personnel que nous obtenons de sources autres que vous | |
Obtention de données personnelles dans le cadre des services
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Enrichissement de vos données à caractère personnel reçues de sources externes
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Climagroup ne traite pas de données sensibles comme les données sur votre origine raciale ou ethnique, vos orientations politiques, vos préférences sexuelles ou votre santé.
Nous n’avons pas non plus l’intention, en principe, de collecter des données à caractère personnel de personnes de moins de 16 ans, qui ne peuvent pas, sans l’autorisation de la personne assumant la responsabilité parentale, nous communiquer de données à caractère personnel ni signer de formulaire de consentement.
Pourquoi traitons-nous des données à caractère personnel et sur quelle base légale ?
Nous traitons des données à caractère personnel pour plusieurs finalités et, dans chaque situation, traitons uniquement les données à caractère personnel nécessaires à la réalisation de la finalité spécifique.
Lors du traitement de vos données à caractère personnel, nous respectons les dispositions du RGPD et toutes les autres dispositions applicables en rapport avec la législation sur la protection de la vie privée. Nos activités de traitement reposent toujours sur une des six bases légales possibles, telles que mentionnées à l’art. 6 du RGPD.
Il est généralement question des bases légales suivantes :
- Dans le cadre de la préparation ou de l’exécution de notre contrat ;
- Afin de respecter les dispositions légales ou réglementaires auxquelles nous sommes soumis ;
- Lorsque nous avons un intérêt légitime en la matière, auquel cas nous nous efforçons toujours de trouver un équilibre entre cet intérêt et le respect de la vie privée de la personne concernée ;
- Ou lorsque nous avons reçu votre consentement.
Concrètement, vos données à caractère personnel peuvent être traitées par Climagroup pour les finalités et sur les bases légales suivantes :
| Finalités du traitement de vos données à caractère personnel | Bases légales du traitement |
| Pour traiter et satisfaire votre demande pour nos produits ou services | Dans le cadre de la préparation ou de l’exécution de notre contrat |
| Pour notre administration de la clientèle | Dans le cadre de la préparation ou de l’exécution de notre contrat |
| Pour pouvoir vous offrir le meilleur service possible | Dans le cadre de la préparation ou de l’exécution de notre contrat |
| Pour améliorer le contenu de nos produits, services et site web | Notre intérêt légitime pondéré |
À des fins de marketing direct
| Notre intérêt légitime pondéré (dans le cas des clients) ou votre consentement (non-clients) |
| Pour la vente et promotion de nos services et produits | Notre intérêt légitime pondéré |
| Pour la compilation d’études, de tests et de statistiques | Notre intérêt légitime pondéré |
| Pour la gestion de nos sites web | Notre intérêt légitime pondéré |
| Pour la gestion de nos concours et offres promotionnelles | Notre intérêt légitime pondéré |
| Pour éviter et détecter les fraudes et utilisations abusives | Notre intérêt légitime pondéré |
| Pour garantir la sécurité de tout un chacun | Notre intérêt légitime pondéré |
| Pour vous informer au sujet de nos (nouveaux) services et produits ainsi que ceux de nos entreprises associées (par ex. filiales, sociétés mères et autres sociétés appartenant au même groupe) | Notre intérêt légitime pondéré (dans le cas des clients) ou votre consentement (non-clients) |
| Pour respecter les lois et règlements | Satisfaire aux dispositions légales et réglementaires auxquelles nous sommes soumis |
| Dans le cadre d’une demande d’emploi | Dans le cadre de la préparation ou de l’exécution de notre contrat |
Pendant combien de temps conservons-nous vos données ?
Climagroup conserve les données à caractère personnel pas plus longtemps que nécessaire pour la finalité pour laquelle elles ont été collectées. Il faut aussi tenir compte du fait que de nombreux délais de conservation (légaux) nous obligent à conserver des données à caractère personnel. Cela vaut en particulier pour les obligations d’enregistrement et de conservation en rapport avec le droit des sociétés ou droit fiscal (par ex. Code des sociétés et associations, législation fiscale, Code de droit économique, etc. . En l’absence d’obligation de conservation, les données à caractère personnel sont normalement effacées après avoir atteint la finalité pour laquelle elles ont été collectées.
À cela s’ajoute que nous pouvons conserver des données à caractère personnel si vous nous en avez donné l’autorisation ou s’il est possible que nous ayons besoin de ces données dans le cadre d’une action en justice. Dans ce dernier cas, nous devons utiliser certaines données à caractère personnel en tant qu’éléments de preuve. À cette fin, nous conservons certaines données à caractère personnel conformément aux délais de prescription légaux, qui peuvent aller jusqu’à trente ans. Le délai de prescription habituel dans le cadre des actions en justice personnelles est cependant de dix ans. Si votre candidature n'aboutit pas à la conclusion d'un contrat de travail, vos données à caractère personnel seront conservées pendant 2 ans après la fin du processus de sélection. Vos données à caractère personnel seront alors automatiquement supprimées. Si votre candidature aboutit à la conclusion d'un contrat de travail, vos données personnelles seront traitées conformément à notre déclaration de confidentialité des employés.
Est-ce que nous communiquons ces données à caractère personnel à des tiers ?
Climagroup ne vend ni ne communique de données à caractère personnel à des tiers, sauf :
- à nos ayants droit et autres entreprises associées (comme les filiales et autres sociétés appartenant au même groupe) pour les mêmes finalités que celles mentionnées dans la présente déclaration de confidentialité ;
- si cela est nécessaire pour nos prestations de service (par ex. aux fournisseurs) ;
- dans le cadre de transferts commerciaux (nous nous réservons le droit, en cas de réorganisation, restructuration, fusion, vente ou autre transfert de ressources de l’entreprise, de transférer également des données, y compris des données à caractère personnel, sous réserve que le destinataire de ces données s’engage à traiter vos données à caractère personnel conformément à notre déclaration de confidentialité) ;
- si nous avons une obligation légale de le faire ;
- s’il existe un intérêt légitime pour Climagroup ou le tiers concerné ;
- si vous nous avez autorisés à le faire.
Nous ne communiquons jamais de données à caractère personnel à des parties tierces avec lesquelles nous n’avons pas passé de contrat de traitement.
Évidemment, dans le cadre de contrats de traitement avec d’autres parties (sous-traitants), nous passons les accords nécessaires pour garantir la sécurité de vos données à caractère personnel.
Vos données à caractère personnel peuvent également être partagées en dehors de l’Europe. Climagroup s’engage à ce que les responsables du traitement et / ou sous-traitants recrutés en dehors de l’Espace économique européen offrent, conformément à la législation applicable en matière de vie privée, des garanties suffisantes en matière de sécurité et protection des données à caractère personnel. En cas de transmission de données vers un pays en dehors de l’UE pour lequel il n’a pas été établi par la Commission européenne qu’un niveau de protection approprié était offert, la transmission est toujours soumise à un contrat satisfaisant à toutes les exigences applicables aux transmissions vers des pays tiers, comme les dispositions standard approuvées en matière de protection des données qui sont établies par la Commission européenne. Les dispositions standard approuvées par la Commission européenne peuvent être consultées via le lien https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/data-transfers-outside-eu/model-contracts-transfer-personal-data-third-countries_fr.
Comment protégeons-nous vos données à caractère personnel ?
Nous avons adopté des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données à caractère personnel contre tout traitement illicite, par exemple les mesures suivantes :
- Toutes les personnes susceptibles de prendre connaissance de vos données au nom de Climagroup sont tenues de protéger la confidentialité de ces données ;
- Nous appliquons une politique d’utilisation d’identifiants avec mots de passe dans tous nos systèmes ;
- Nous appliquons la pseudonymisation et, lorsque nécessaire, le chiffrement des données à caractère personnel ;
- Nous effectuons des sauvegardes des données à caractère personnel de façon à pouvoir les récupérer en cas d’incident physique ou technique ;
- Nous testons et évaluons régulièrement nos mesures ;
- Nos collaborateurs sont informés de l’importance de la protection des données à caractère personnel ;
- Seuls les collaborateurs pour lesquels il est nécessaire de prendre connaissance de vos données personnelles y ont accès.
Quels sont vos droits et comment pouvez-vous les exercer ?
| Droit d’accès (article 15 du RGPD) |
Vous avez le droit d’obtenir l’accès (gratuit) aux données qui vous concernent. Vous pouvez nous demander :
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| Droit de rectification (article 16 du RGPD) |
Vous avez le droit de faire rectifier les données à caractère personnel incomplètes, inexactes, inadéquates ou obsolètes. Pour ce faire, vous devez nous contacter comme indiqué ci-après. Afin de garder vos données à jour, nous vous demandons de nous signaler tout changement.
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| Droit à l’effacement de données (« droit à l’oubli ») (article 17 du RGPD) |
Vous pouvez, sous certaines conditions, nous demander d’effacer vos données. Vous devez cependant savoir que, dans cette éventualité, nous ne pourrons plus vous fournir de service si vous choisissez cette option. Votre droit à l’oubli n’est cependant pas absolu : nous avons le droit de conserver vos données lorsque cela est nécessaire, par exemple pour nous conformer à une obligation légale ou pour intenter, mener ou étayer une action en justice.
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| Droit à la limitation du traitement (article 18 du RGPD) |
Vous avez le droit de nous demander de limiter le traitement des données à caractère personnel si une des conditions suivantes est remplie :
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| Droit à la portabilité des données (article 20 du RGPD) |
Vous avez le droit de recevoir toutes les données à caractère personnel vous concernant dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine et, dans la mesure de ce qui est techniquement possible, de nous demander de les transmettre à un autre responsable du traitement, lorsque les deux conditions suivantes sont remplies :
L’évaluation de la faisabilité technique de la portabilité est de notre ressort exclusif.
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| Droit d’opposition (article 21 du RGPD) |
Vous avez le droit de vous opposer, pour des raisons tenant à votre situation particulière, au traitement de vos données à caractère personnel.
Vous n’avez pas à fournir de raison pour vous opposer à l’utilisation de vos données à caractère personnel à des fins de marketing direct. Autrement dit, vous pouvez vous y opposer à tout moment. Dans cette éventualité, vos données à caractère personnel ne sont plus traitées à des fins de marketing direct.
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| Droit de ne pas faire l’objet d’une prise de décision individuelle automatisée (article 22 du RGPD) |
Vous avez le droit de vous opposer à un traitement exclusivement automatisé de vos données à caractère personnel, y compris le profilage, produisant des effets juridiques vous concernant.
Si le traitement est soit autorisé par la loi, soit nécessaire à la conclusion ou à l’exécution des livraisons de nos produits ou services, nous ne pouvons donner suite à une demande de ne pas être soumis à une décision individuelle automatisée.
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| Droit de retirer votre consentement (article 7 du RGPD) |
Lorsque vos données à caractère personnel sont traitées sur base de votre consentement, vous pouvez à tout moment retirer ce consentement sur simple demande (ce retrait ne compromet pas la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant le retrait).
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Comment exercer vos droits ?
Pour exercer les droits susmentionnés, contactez-nous en envoyant un mail à privacy@climagroup.be. Nous vous demandons, afin de pouvoir contrôler votre identité, d’envoyer en pièce jointe une copie du recto de votre carte d’identité.
Responsable du traitement
Vos données à caractère personnel sont traitées par Climagroup, qui est le responsable du traitement. Cela signifie que nous fixons la finalité et les moyens pour le traitement de vos données à caractère personnel.
Comment nous contacter ?
Si, après avoir pris connaissance de notre charte de confidentialité ou de façon plus générale, vous avez des questions à ce sujet ou souhaitez nous contacter, vous pouvez nous écrire à l’adresse suivante :
Climagroup SRL
Slachthuiskaai 24
3500 Hasselt
Vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de protection des données, qui tient lieu d’autorité de contrôle en matière de protection de la vie privée :
Autorité de protection des données (APD)
Rue de la Presse, 35
1000 Bruxelles
+32 (0)2 274 48 00
https://www.autoriteprotectiondonnees.be/
Modification de la déclaration de confidentialité
Climagroup peut modifier la présente déclaration de confidentialité. Nous vous invitons donc à toujours consulter la dernière version de cette déclaration sur notre site web. Naturellement, nous vous informons de toute modification de fond via notre site web ou d’autres canaux de communication d’usage courant.